Cet article reprend et structure le propos de la vidéo. Voir sur YouTube (1:22:52).
Ton problème est ailleurs que dans le manque de temps.
Tu travailles dur. Tu finis tes journées sur les rotules. Et quand tu regardes ce qui a bougé, tu ne vois pas grand-chose. Ce n'est pas une question de courage, c'est une confusion entre deux mots.
L'efficacité, c'est abattre un maximum de tâches. L'efficience, c'est mettre la bonne énergie sur ce qui compte vraiment. Beaucoup d'entrepreneurs sont très efficaces et pas du tout efficients : ils travaillent toute la journée, mais pas sur ce qui fait avancer leur projet.
Le deuxième piège se voit moins. Ce n'est pas juste une histoire de cases libres dans ton agenda, c'est une histoire de cerveau. Chaque projet te bouffe de la tête, même quand tu n'es pas dessus. Trop de projets ouverts en même temps, et tu n'as plus la fraîcheur pour prendre du recul sur aucun.
J'ai vécu exactement ça pendant des années. Je me disais que je pouvais rajouter, rajouter, du moment que ça rentrait dans l'agenda. En vrai, je ne décidais plus rien nulle part. J'étais devenu un simple exécutant sur mes propres projets.
Celui qui est partout tout le temps n'est nulle part.
Un objectif clair, sinon rien ne tient.
Aucune technique ne rattrapera le fait que tu ne sais pas où tu vas. Avant de découper des blocs d'heures, il faut savoir pourquoi tu les découpes.
Un rêve, ça ne marche pas. « Être en bonne santé », le cerveau ne sait pas quoi en faire. Il te faut un objectif précis, ambitieux, et aligné avec ce que tu cherches vraiment.
Le mien tient en une phrase : former des entrepreneurs qui gagnent leur vie en se rapprochant de Dieu, parce que la communauté a besoin d'entrepreneurs de ce type. Ensuite je le découpe. Un chiffre par an, puis par mois, puis trois actions concrètes chaque matin.
C'est ce découpage qui rend l'agenda utile. Sans lui, tu remplis des cases sans savoir pourquoi.
La discipline bat la motivation à tous les coups.
La motivation est une émotion. Elle va et vient, et elle n'est jamais là le jour où c'est difficile. La discipline, c'est faire l'action juste au moment où il faut, que tu en aies envie ou non.
Il y a trois niveaux. D'abord la contrainte qui vient de dehors, l'armée ou un patron : c'est l'environnement qui t'impose son rythme, et c'est le plus facile. Ensuite la discipline, quand tu tiens un cadre que tu t'es donné toi-même. Et enfin l'autodiscipline, quand personne ne te regarde et que tu tiens quand même.
Apprends à repérer les moments où tu fonctionnes à l'envie. « Je n'ai pas envie de me lever », « je n'ai pas envie de faire cette tâche ». Ce petit personnage dans ta tête, il faut apprendre à ne plus l'écouter.
La meilleure des adorations est celle qui est la plus régulière, même si elle est petite. C'est pareil dans le travail : c'est la régularité qui paye, pas l'envie.
Ce qui structure une journée utile.
Ce sont mes filtres au quotidien. Elles ne demandent aucun outil, seulement de savoir les nommer.
Pareto
La règle des 20 80. Il y a 20 % de tes actions qui apportent 80 % des résultats. Ça se vérifie sur les produits, les clients, les canaux, partout. Chaque matin, identifie les trois actions qui comptent vraiment. Pour un entrepreneur, elles se ramènent presque toujours à trois verbes : communiquer, vendre, délivrer.
Laborit
On fait d'abord ce qui nous plaît, et on repousse ce qui nous coûte. Sauf que ton stock de décisions s'épuise dans la journée. Commence par la tâche la plus lourde, celle qui te bouffe le plus de jus de cerveau, pendant que le réservoir est plein.
Fraisse
Le temps que tu passes sur une tâche doit coller à son importance. La question qui tranche : combien vaut une heure de ton temps ? Pose un chiffre simple, et regarde ce que certaines tâches te coûtent vraiment.
Kotter
Même assis huit heures sur ta chaise, tu n'auras pas huit heures de concentration. Découpe en séquences courtes, chacune avec sa tâche précise et son délai. Les petites victoires rapprochées, c'est ce qui te fait tenir.
Parkinson
Le travail se dilate jusqu'à remplir le temps que tu lui donnes. Une présentation te prendra une semaine si tu lui donnes une semaine, et deux heures si tu lui donnes deux heures. Donne une durée à chaque tâche, et pose cette durée dans ton agenda.
Illich
À partir d'un certain moment dans la journée, plus tu travailles, moins tu produis. Celui qui reste tous les soirs jusqu'à 23h et arrive éclaté le lendemain n'avance pas plus vite. Les nuits blanches ne servent à rien, à l'école comme au travail.
Carlson
À chaque fois qu'on t'interrompt, ton cerveau doit se remettre dans le bain, et ça coûte cher. Une tâche à la fois, que tu termines. Le reste, tu le notes sur un carnet, tu ne le fais pas tout de suite.
Murphy
Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner, et au pire moment. Garde du temps de réserve et anticipe ce que tu peux anticiper. Mon professeur de management résumait ça en deux mots : planifier et préparer.
Sur la loi de Fraisse, un exemple m'a marqué. Une personne de mon équipe a fait 3 heures de route aller-retour pour rendre du matériel loué. La raison ? Économiser 15 euros sur des gobelets jetables. Six heures au total, pour 15 euros. Elle n'avait simplement jamais mis de valeur sur son heure.
C'est pareil quand tu passes deux mois sur ton logo ou trois semaines sur la couleur d'un bouton. Et derrière le perfectionnisme, il y a rarement de l'exigence. Il y a la peur de s'exposer, la peur de la critique, la peur de vendre. On se réfugie dans ce qui rassure pour ne pas faire ce qui compte.
Des blocs, pas une liste de souhaits.
Si tu n'as pas d'agenda, tu es à la merci de celui des autres. Tu connais forcément quelqu'un qu'on peut appeler à n'importe quelle heure pour n'importe quel plan : il dit toujours oui, parce que rien n'occupe ses journées.
La méthode tient en un mot : les blocs.
Tu ouvres ton agenda et tu poses des blocs de deux heures, chacun avec un objectif unique. Tu commences par ce qui est important pour toi, pas par ce qui reste une fois le travail placé.
Voilà à quoi ressemble une de mes journées. Les heures du petit matin sont les meilleures, donc je les garde pour le travail qui demande de la concentration. Ce que j'abats à ce moment-là vaut facilement le double du même travail fait le soir. Ce que le matin change, et pourquoi, c'est développé dans l'article sur la baraka.
Ensuite, il y a ce que j'appelle les tunnels. Le matin, entre le réveil des enfants et l'école, je ne peux rien programmer. Le soir, entre la sortie d'école et le repas, pareil. Ces heures-là sont bloquées, et il faut les accepter comme ça au lieu d'espérer les récupérer. Sur internet, ceux qui te vendent une organisation parfaite n'ont souvent ni enfants ni personne à charge : tu ne joues pas la même partie qu'eux.
Au milieu de la journée, je mets les rendez-vous, les appels et les accompagnements. Personne ne m'appelle pour caler une heure : j'envoie un lien de réservation, et il n'ouvre que ces créneaux.
Et ce qui n'est pas du travail existe aussi dans l'agenda : les prières, le sport, la famille, une journée où je ne programme rien. Tu veux savoir ce qui compte vraiment pour quelqu'un ? Ouvre son agenda. C'est le sujet de l'article sur l'équilibre entre le travail et le reste.
Deux heures de bloc, découpées en séquences.
Dans un bloc de deux heures, je fonctionne par séquences courtes. 25 minutes de concentration pure, 5 minutes de vraie pause, et on recommence.
La pause, ça veut dire boire un café, marcher, changer d'air. Ça ne veut pas dire ouvrir un réseau social ou lancer une vidéo. Le but, c'est de laisser le cerveau respirer, pas de l'occuper avec autre chose.
Chez presque tout le monde, cette capacité à se concentrer a été démolie par les écrans, le sucre et le reste. Ça se retravaille, mais il faut d'abord le reconnaître au lieu de s'en plaindre.
Le carnet sert à protéger la séquence en cours.
Dès qu'une pensée arrive, je l'écris et je continue. Je ne passe pas d'une tâche à l'autre, je ne réponds pas au message qui vient d'arriver, et le téléphone reste en mode avion.
Pour les tâches qui tombent dans la journée, j'ai une règle simple. Moins de 5 minutes, je le fais tout de suite et je m'en débarrasse. Plus de 15 minutes, je le planifie dans un créneau. Entre les deux, ça part sur la liste. Ce qui reste dans ta tête sans être ni fait ni noté, ça tourne en boucle et ça te fatigue pour rien.
Réduis les endroits où l'on peut te charger.
Un point d'entrée, c'est un endroit où les autres déposent du travail pour toi. Plusieurs boîtes mail, les messageries, les réseaux sociaux, les applications. Chacune est une porte ouverte.
Réduis-les à trois ou quatre au maximum. Chez moi, l'essentiel passe par deux canaux, et je ne réponds pratiquement pas à mes mails.
Ensuite, à chaque truc qui arrive, quatre questions dans l'ordre. Est-ce que c'est à moi de le faire ? Sinon, je délègue. Est-ce que c'est important ? Sinon, je jette. Est-ce que c'est urgent ? Sinon, je planifie. Est-ce que ça prend moins de 5 minutes ? Alors je le fais tout de suite.
Et j'ajoute une habitude qui prend 5 minutes par jour : le matin, avant de commencer, je vide ma tête sur une page. Tout ce qui me préoccupe, la facture à payer, le message à envoyer. Une fois que c'est écrit, ça arrête de me prendre de la place.
Dernier point, le lieu. Je travaille dans le digital, je pourrais rester chez moi. Je ne le fais pas, parce qu'à la maison il y a le frigo, le canapé et tout le reste. Je vais dans un endroit qui ne sert qu'à travailler.
La régularité, pas l'intensité.
Il suffit de débloquer 20 heures pour aller chercher les bases d'une compétence. Mille heures font de toi quelqu'un de solide. Sur la durée, c'est le seul calcul qui compte.
Alors fige ton agenda pour installer des habitudes, et reste souple sur les occasions que la vie t'amène. Le but, ce n'est pas de tenir un système parfait. C'est d'arrêter de subir tes journées.
Pour aller au bout du sujet.
Par quoi commencer si je suis complètement débordé ?
Commence par enlever, pas par organiser. Compte les projets que tu as ouverts en même temps, et coupe. Tant que tu es sur trop de sujets, aucune méthode d'agenda ne tiendra. Le problème, ce n'est pas le nombre de cases libres, c'est la place que chaque projet te prend dans la tête.
Je suis salarié, je n'ai que mes soirées. Comment je fais ?
Prends le matin plutôt que le soir. Les heures avant que la maison se réveille valent facilement le double de celles de fin de journée : ton stock de décisions est encore plein et personne ne t'interrompt. Et le soir, tu prends ces heures sur ta famille et sur ton sommeil, donc elles te coûtent deux fois.
Le time blocking ne rend-il pas la vie trop rigide ?
Le bloc te protège, il ne t'enferme pas. Ce qui rend rigide, c'est de vouloir remplir chaque heure. Laisse exprès des créneaux vides pour les imprévus, parce qu'il y en aura, et garde une journée dans la semaine où tu ne programmes rien.
Comment savoir quelles sont mes 20 % d'actions utiles ?
Regarde ce qui rapporte vraiment, pas ce qui t'occupe. Dans la plupart des activités, ça revient toujours à trois choses : communiquer, vendre et délivrer. Tout le reste, c'est du support. Utile parfois, mais jamais prioritaire sur ces trois-là.
Et si je manque simplement de motivation ?
Alors la question est mal posée. La motivation, c'est une émotion, et elle ne sera pas là le jour où c'est dur. Ce qui tient, c'est un objectif clair, un créneau fixe dans l'agenda, et l'habitude de faire ce qu'il y a à faire, que tu en aies envie ou pas.
Cet article traite de l'organisation du temps dans la conduite d'un projet, telle qu'elle est enseignée au sein du Collectif. Il ne remplace pas une consultation savante sur ta situation précise : si tu as un doute sur la pratique, interroge une personne de science qualifiée.